Gestione Materie Prime (materie-prime-gestione)
Gestione Materie Prime
Cos'è una materia prima?
Una materia prima è un bene utilizzato per la produzione di una scheda.
Una volta create in questa pagina, le materie prime possono essere collegate alle schede e poi movimentate nel loro magazzino, con operazioni di carico, scarico e distruzione.
Le operazioni di scarico sono automatizzate nel momento di messa in produzione delle schede nel magazzino prodotti finiti. Per ulteriori informazioni si faccia riferimento alle guide relative ai magazzini.
Si consiglia una pianificazione a monte delle materie prime che possa essere valida quanto più a lungo termine possibile per evitare confusioni successive dovute all'esigenza di modificare le loro denominazioni o altro.
E' obbligatorio utilizzare le materie prime?
No, non sono obbligatorie né la loro creazione, né l'inserimento nelle schede e né la movimentazione del loro magazzino, neanche ai fini della messa in produzione delle schede.
Quali sono le buone pratiche a lungo termine per creare un archivio di materie prime?
Per creare un archivio di materie prime che possa durare più a lungo termine possibile è importante innanzitutto pianificarle in modo che ognuna sia indipendente dall'altra e non vi siano materie prime simili o confondibili quando andranno scelte.
E' inoltre importante evitare di creare un numero inutilmente elevato di materie prime nella speranza di "prevederne l'utilizzo" pena un'inutile confusione nei vari menu a tendina.
E' sempre possibile infatti, in qualsiasi momento, creare nuove materie prime, non c'è alcun obbligo quindi a crearne tante in un momento iniziale.
Un modus operandi corretto potrebbe essere quello di riferirsi solo alle materie prime effettivamente acquistabili dai fornitori e utilizzate nelle schede che si intende inserire, in modo da creare solo quelle utilizzate.
Nel caso in cui i lotti di acquisto siano sovrapponibili come funzione ed utilizzo (es. due case produttrici diverse che fanno lo stesso prodotto), è possibile, qualora si voglia conservare la distinzione delle case produttrici, creare una gerarchia di materie prime.
Es. Nel caso in cui si utilizzi ad es. la "Farina 00" come materia prima, è possibile che non si usi solo un'unica marca. Pertanto è possibile creare una gerarchia simile a questa:
- Farina 00: materia prima da inserire nelle schede
- Farina 00 Marca1: materia prima da utilizzare solo nel magazzino
- Farina 00 Marca2: materia prima da utilizzare solo nel magazzino
A questo punto, se nelle schede che utilizzano la farina si sceglie "Farina 00", ovvero la materia prima principale della gerarchia, mentre nei movimenti di magazzino si fa riferimento alla farina con la marca giusta, quando si andrà a produrre quella scheda il programma proporrà tutti i lotti di acquisto disponibili cercandoli in tutte e 3 le materie, sia quella principale che quelle in essa contenute come da gerarchia.
Nel caso in cui non si voglia mantenere una distinzione delle marche utilizzate, è possibile semplicemente creare la sola materia prima generica "Farina 00" ed utilizzare esclusivamente quella.
Lo stesso identico discorso può essere fatto nel caso in cui si voglia distinguere anche un formato diverso dello stesso prodotto, anche se della stessa casa produttrice.
Es.
- Farina 00
- Farina 00 Marca 1 Formato 25 Kg
- Farina 00 Marca 1 Formato 10 Kg
- Farina 00 Marca 2 Formato 25 Kg
Anche in questo caso qualora non si voglia conservare questa distinzione è possibile creare la sola materia prima generica "Farina 00".
Come si crea una materia prima?
Per creare una materia prima basta cliccare su "Inserimento Materia Prima", e nello spazio che si aprirà compilare i campi, cliccando infine sul pulsante "Salva i dati" per salvare.
Come si modifica una materia prima esistente?
Per modificare una materia prima esistente cliccare su "Modifica" nella riga della materia prima che si intende modificare all'interno dell'elenco. Una volta cliccato si aprirà lo stesso spazio dove si inseriscono nuove materie prime e i campi saranno già compilati con i dati della materia prima che si sta modificando. Effettuare le modifiche all'interno dei campi e cliccare su "Salva i dati" per confermarle.
Come si elimina una materia prima esistente?
Per eliminare una materia prima esistente basta cliccare su "Elimina" nella riga della materia prima che si intende eliminare nell'elenco.
Le materie prime che risultano associate a schede esistenti o a movimenti di magazzino non si possono eliminare per proteggere l'utente da eventuali errori e mantenere la coerenza dei dati. Per eliminare una materia prima utilizzata bisogna quindi prima togliere l'associazione fra essa e le schede, ovvero modificare quelle schede rimuovendo quella materia prima, oppure eliminare i movimenti di magazzino relativi.
E' possibile creare una gerarchia delle materie prime?
Sì, è possibile creare una gerarchia di materie prime scegliendo, in fase di creazione o modifica, la materia prima principale entro la quale posizionare quella che si sta inserendo o modificando.
Es. Se nel selettore "Materia Principale" si seleziona "Materia 1" mentre si sta creando o modificando "Materia 2", si creerà una gerarchia del tipo:
- Materia 1
- Materia 2
Gerarchie possibili potrebbero essere:
- Metalli
- Ferro
- Alluminio
- Legno
- Pino
- Faggio
- Cotone
- Cotone provenzale
- Cotone a filo ritorto
Per ulteriori informazioni sulle motivazioni che potrebbero portare alla creazione di una gerarchia si veda la domanda "Quali sono le buone pratiche a lungo termine per creare un archivio di materie prime?".
E' possibile creare due materie prime con la stessa denominazione?
Sì, a patto che facciano parte di livelli di gerarchie diverse. Questo comportamento tuttavia è sconsigliato perché potrebbe generare confusione.
Cosa significa il messaggio in arancione quando modifico una materia prima?
Quel messaggio segnala che la materia prima risulta associata a schede o movimenti di magazzino esistenti, pertanto una modifica ad un suo dato (es. la denominazione) risulterà, da quel momento in poi, in tutte le altre parti del programma dove la stessa viene richiamata.
Es. Se si modifica una materia prima "Cotone" in "Cotone provenzale", la nuova denominazione verrà visualizzata in tutte le parti del programma (es. nel magazzino, nelle stampe) dove prima veniva visualizzata "Cotone".
Per evitare casi di questo genere si consiglia una pianificazione a monte delle materie prime che possa essere valida quanto più a lungo termine possibile per evitare confusioni successive dovute all'esigenza di modificare le loro denominazioni o altro.
In base a cosa va scelta l'Unità di misura (U.M.)?
L'unità di misura di una materia prima andrebbe scelta non solo concettualmente ma anche in vista della comodità di inserimento. Generalmente le materie prime all'interno delle schede vengono specificate solo una volta al momento della creazione della scheda, mentre la maggior parte delle quantità inserite riguarderà i movimenti di magazzino, ovvero di carico, scarico o distruzione.
In questo caso conviene quindi selezionare l'unità di misura con cui si esprime la materia prima in fase di acquisto, in modo da fare l'equivalenza solo nel momento dell'inserimento della stessa nelle schede e avere un inserimento più rapido nelle operazioni di magazzino certamente più frequenti.
Es. Se si utilizza la materia prima "Ferro" e ci si trova nella condizione in cui nelle schede bisognerebbe esprimerlo in grammi ma l'acquisto avviene in chili è preferibile selezionare l'unità di misura "Kg.". In questo caso nelle schede andrà fatta l'equivalenza (es. per 100grammi andrà specificata come 0,1 Kg) mentre nei movimenti di magazzino, sicuramente più frequenti, è possibile esprimersi direttamente in chili.
Cos'è il campo "Soglia Minima"?
Nel campo "Soglia Minima" è possibile inserire la quantità minima della materia prima sotto la quale si vuole essere avvisati. Impostando una quantità sarà possibile visualizzare nella pagina "Statistiche MMP" le materie prime con sfondo giallo che avranno la disponibilità sotto la soglia minima.
Cos'è il campo "Semilavorato - Scheda Collegata"?
L'utilizzo di questo campo è necessario per la creazione di un semilavorato. Un semilavorato è una scheda la cui messa in produzione, attraverso il magazzino dei prodotti finiti, risulterà anche in un carico della materia prima corrispondente nel magazzino delle materie prime per la stessa quantità prodotta.
Selezionare una scheda attraverso questo campo servirà proprio a creare la corrispondenza fra quest'ultima e la materia che si sta inserendo.
Es. Se per produrre un auto si utilizzano gli sportelli che vengono prodotti separatamente, la scheda relativa allo sportello deve essere convertita in un semilavorato. Per fare ciò, dopo aver creato la suddetta scheda, andrà creata la materia prima "Sportello" (si consiglia di utilizzare la stessa denominazione della scheda per evitare confusione) e nel campo "Semilavorato - Scheda Collegata" bisogna selezionare la scheda "Sportallo". In questo modo, quando si metterà in produzione la scheda, verrà automaticamente caricata nel magazzino delle materie prime la stessa quantità prodotta sottoforma della materia "Sportello". La materia "Sportello" così caricata potrà essere utilizzata nella scheda "Automobile" per le sue successive produzioni.
In questo campo è possibile inserire delle parole, tags, che permettono una ricerca migliore delle materie prime attraverso il filtro "Ricerca libera".
Es. E' possibile dare alle materia prime "Ferro" e "Alluminio" il tag "metalli". In questo modo se nel filtro "Ricerca libera" di questa pagina si inserirà la parola "metalli" verranno selezionate entrambe le materie prime.
Cos'è la sezione "Calcolo Prezzo Corrente"?
In questa sezione sono disponibili tre campi che aiutano l'utente nel calcolo del prezzo per unità di misura della materia prima (es. prezzo al Kg, prezzo al Metro) che il programma utilizzerà per il calcolo dei costi. Questi campi vengono automaticamente aggiornati dal programma quando si effettua un carico della materia prima e si inseriscono i prezzi della relativa fattura d'acquisto.
La struttura di questi campi vuole essere simile a quella di una riga di una fattura d'acquisto, ad es.
| Descrizione | Q.tà | Prezzo | Importo |
| Confezione di 100 bottoni | 2 | 10,00 € | 20,00 € |
In particolare:
- Quantità Unità Base: il primo dei tre campi serve a specificare la quantità dell'unità base, in questo caso 100 perché 100 sono i bottoni di ciascuna confezione.
- Prezzo Unità Base: Il secondo dei tre campi serve ad indicare il prezzo dell'unità base, in questo caso 10.00€ perché 10.00€ è il costo della singola confezione.
- Tasse Eventuali: nel caso in cui il prezzo non abbia al suo interno le imposte (es. in fattura viene segnato il prezzo netto) è possibile specificare qui la percentuale di imposte.
Il programma calcolerà il prezzo per unità di misura aggiungendo al prezzo le eventuali tasse e dividendo il risultato ottenuto per la quantità base. In questo modo calcolerà il prezzo per ciascun bottone che servirà per calcolare i costi di produzione delle schede che lo contengono.
Se si è già a conoscenza del prezzo per unità di misurà basterà inserire il valore 1 nel campo "Quantità Unità Base" e il prezzo in "Prezzo Unità Base".
Cosa sono i codici fornitori?
I codici fornitori sono i codici con cui i fornitori indicano la materia prima. Specificare questi codici permette una ricerca delle materie prime anche utilizzando quest'ultimi tramite il filtro "Ricerca libera", ad es. in un momento in cui si ha una fattura avanti in cui c'è il codice ma non una descrizione comprensibile.
Oltre al codice è possibile specificare il fornitore che lo utilizza.
La compilazione di questi campi è totalmente facoltativa.