Gestione Categorie

Cos'è una categoria?

Una categoria rappresenta, insieme alle Collezioni, una delle due modalità di raggruppamento di schede con proprietà simili.

Le categorie vengono quindi utilizzate per raggruppare schede secondo un criterio scelto liberamente dall'utente.

Esempi di categorie potrebbero essere:

• Pantaloni: Per raggruppare schede relative a jeans, chino..
• Metalli: Per raggruppare schede relative ad alluminio, magnesio, titanio..
• Lievitati: Per raggruppare schede relativi a panini, focacce, lievito madre..

L'utilizzo delle categorie permette di selezionare più schede contemporaneamente nelle varie funzioni del software che lo consentono, es. Gestione Schede, Statistiche Ordini.

Si consiglia una pianificazione a monte delle categorie che possa essere valida quanto più a lungo termine possibile per evitare confusioni successive dovute all'esigenza di modificare le loro denominazioni o altro.

E' obbligatorio utilizzare le categorie?

No, anche se caldamente consigliato, non è necessario l'utilizzo delle categorie.

E' possibile in quel caso utilizzare semplicemente la categoria già creata all'interno del programma senza crearne altre.

Quali sono le buone pratiche a lungo termine per creare un archivio di categorie?

Per creare un archivio di categorie che possa durare più a lungo termine possibile è importante innanzitutto pianificarle in modo che ognuna sia indipendente dall'altra e non vi siano categorie simili o confondibili quando andranno scelte.

E' inoltre importante evitare di creare un numero inutilmente elevato di categorie nella speranza di "prevederne l'utilizzo" pena un'inutile confusione nei vari menu a tendina.
E' sempre possibile infatti, in qualsiasi momento, creare nuove categorie, non c'è alcun obbligo quindi a crearne tante in un momento iniziale.

Un modus operandi corretto potrebbe essere quello di iniziare con poche categorie ben distinte e di crearne di nuove solo quando strettamente necessario, ovvero quando quelle esistenti non sono in grado di caratterizzare le nuove schede che si andranno ad inserire.

Un'altra procedura corretta potrebbe essere quella di organizzare le categorie in gerarchie (si veda più avanti come) in modo da creare delle macro categorie iniziali, ed inserire le sotto-categorie al loro interno solo quando ne si ha bisogno successivamente. In questo caso si consiglia infine di non associare le schede alle macro categorie ma piuttosto alle sotto-categorie sempre per evitare confusione.

Come si crea una categoria?

Per creare una categoria basta cliccare su "Inserimento Categoria", e nello spazio che si aprirà compilare i campi, cliccando infine sul pulsante "Salva i dati" per salvare.

Come si modifica una categoria esistente?

Per modificare una categoria esistente cliccare su "Modifica" nella riga della categoria che si intende modificare all'interno dell'elenco. Una volta cliccato si aprirà lo stesso spazio dove si inseriscono nuove categorie e i campi saranno già compilati con i dati della categoria che si sta modificando. Effettuare le modifiche all'interno dei campi e cliccare su "Salva i dati" per confermarle.

Come si elimina una categoria esistente?

Per eliminare una categoria esistente basta cliccare su "Elimina" nella riga della categoria che si intende eliminare nell'elenco.

Le categorie che risultano associate a schede esistenti non si possono eliminare per proteggere l'utente da eventuali errori e mantenere la coerenza dei dati. Per eliminare una categoria utilizzata bisogna quindi prima togliere l'associazione fra essa e le schede, ovvero modificare quelle schede cambiandone la categoria.

E' possibile creare una gerarchia delle categorie?

Sì, è possibile creare una gerarchia di categorie scegliendo, in fase di creazione o modifica, la categoria principale entro la quale posizionare quella che si sta inserendo o modificando.

Es. Se nel selettore "Categoria Principale" si seleziona "Categoria 1" mentre si sta creando o modificando "Categoria 2", si creerà una gerarchia del tipo:

• Categoria 1
  • Categoria 2

Gerarchie possibili potrebbero essere:

• Pantaloni
  • Pantaloni Lunghi
  • Pantaloni Corti
• Metalli
  • Metalli leggeri
  • Metalli pesanti
• Lievitati
  • Lievito di birra
  • Lievito madre

E' possibile creare due categorie con lo stesso nome?

Sì, a patto che facciano parte di livelli di gerarchie diverse. Questo comportamento tuttavia è sconsigliato perché potrebbe generare confusione.

Cosa significa il messaggio in arancione quando modifico una categoria?

Quel messaggio segnala che la categoria risulta associata a schede esistenti, pertanto una modifica ad un suo dato (es. la denominazione) risulterà, da quel momento in poi, in tutte le altre parti del programma dove la stessa viene richiamata.

Es. Se si modifica una categoria "Pantaloni" in "Pantaloni Corti", la nuova denominazione verrà visualizzata in tutte le parti del programma (es. negli ordini, nelle stampe) dove prima veniva visualizzata "Pantaloni".

Per evitare casi di questo genere si consiglia una pianificazione a monte delle categorie che possa essere valida quanto più a lungo termine possibile per evitare confusioni successive dovute all'esigenza di modificare le loro denominazioni o altro.